La multa será de 250 €

Cualquier profesional (que ejerza una actividad para la que se requiera colegiación obligatoria) o entidad (tenga o no personalidad jurídica), o bien su representante, tiene ya la obligación de relacionarse a través de medios electrónicos con las Administraciones Públicas para la realización de cualquier trámite de un procedimiento administrativo.

Una de las principales novedades de la nueva Ley 39/2015, de Procedimiento Administrativo Común (LPAC), que entró en vigor el 2 de octubre de 2016, es la obligación de todos los sujetos, salvo las personas físicas, de relacionarse por medios electrónicos con las Administraciones Públicas.

Hasta ahora estaban obligadas las personas jurídicas, pero a partir ahora lo están también, entre otros, las entidades sin personalidad jurídica como Comunidades de Propietarios, Comunidades de Bienes, sociedades civiles, las uniones temporales de empresas, herencias yacentes...

Esta obligación supone:

• La presentación obligatoria de toda clase de documentos y solicitudes a través de los diversos Registros Electrónicos de las Administraciones.
• La recepción obligatoria de las notificaciones de forma electrónica.

El ámbito de aplicación es el conjunto del sector público, por lo que afectará a las relaciones con la Administración General del Estado, Comunidades Autónomas, Administración Local y sector público Institucional. Incluyendo Hacienda, Gerencias de Urbanismo, no así la Administración de Justicia, no afectada por la LPAC.

Así lo establecen:

• la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de Administraciones Públicas (BOE 236, de 2 de octubre de 2015), que en su Disposición Final Séptima indica que entrará en vigor el 02/10/2016, justo al año de su publicación.
• la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público (BOE 236, de 2 de octubre de 2015), con entrada en vigor el mismo día que la anterior.

Por lo tanto, los trámites (tanto los envíos como las recepciones) de las Comunidades de Propietarios tendrán que realizarse obligatoriamente de forma telemática. Esta obligación afecta tanto a:

• los Administradores de Fincas, por su propia actividad profesional.
• las Comunidades de Propietarios.

Pero mientras que la gran mayoría de los Administradores de Fincas ya tienen su propio Certificado Digital, lo normal es que las Comunidades de Propietarios no dispongan de él. En este sentido, el Consejo General de Colegios de Administradores de Fincas de España (CGCAFE) tuvo diversas reuniones con el Ministerio de Hacienda y Función Pública con el objetivo de que fuese el propio Administrador de Fincas quien pueda gestionar directamente esta obligación con su propio certificado, para evitar las gestiones presenciales. No obstante, al final este objetivo no se logró, pues la Agencia Estatal de la Administración Tributaria (AEAT) fue rotunda en que el actual certificado de terceros que el Secretario-Administrador venía usando actualmente, en calidad de "Colaborador Social", para los trámites tributarios y laborales no es válido, y que por lo tanto cada Comunidad de Propietarios debe tener su propio Certificado Digital. Posteriormente cada Comunidad deberá autorizar a su Secretario-Administrador para el uso de su certificado.

Cada vez que una Comunidad notifique a la Administración Pública un documento en papel (por ejemplo, un modelo tributario), será multada con 250 €.

Para poder relacionarse electrónicamente con las administraciones, a las Comunidades de propietarios se hace necesario dotarse de un sistema de identificación electrónica o bien apoderar a un tercero y que mejor que éste sea el Administrador de Fincas. De lo expuesto, es completamente prioritario que las Juntas Generales de las diferentes Comunidades de Propietarios que gestiona cada Administrador de Fincas faculten a éstos para representar a la comunidad en las relaciones telemáticas con las diferentes Administraciones Públicas. La posibilidad de facultar al Presidente es poco viable, ya que este cargo suele cambiar cada año.

Esta facultad de representación puede otorgarla la Junta General de cada una de las comunidades de propietarios mediante un acuerdo que quede debidamente reflejado en el libro de actas. Ello conlleva, que en la práctica, cualquier procedimiento que la Administración tributaria inicie a una Comunidad de Propietarios será notificado por vía electrónica y, posteriormente la presentación de documentación, alegaciones, recurso, etc..., también tendrá que ser por esta vía.

OBTENER EL CERTIFICADO DIGITAL DEL CGCAFE

El CGCAFE ha estado trabajando los últimos meses para ofrecer tres herramientas a los colegiados que sean accesibles y fáciles de usar. Las tres herramientas están disponibles en todo el país de manera exclusiva para los Administradores de Fincas colegiados, y con una marca común. 

La Ley ha impuesto esta nueva obligación a las Comunidades de Propietarios, y gestionarla tiene asociada un coste. Además los Administradores de Fincas están asumiendo una nueva responsabilidad totalmente diferenciada de sus funciones y obligaciones profesionales, y eso también conlleva un coste. Los Administradores de Fincas colegiados han aportado una solución técnica (herramienta unificada) que solventa los enormes problemas que se han derivado de dicha obligación, pero el coste de todo este procedimiento no tiene por qué asumirlo el Administrador, sino la Comunidad de Propietarios.

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