Desde el 02/10/2016, las Comunidades de Propietarios están obligadas a realizar de forma telemática todos los trámites administrativos

La multa será de 250 €

Cualquier profesional (que ejerza una actividad para la que se requiera colegiación obligatoria) o entidad (tenga o no personalidad jurídica), o bien su representante, tiene ya la obligación de relacionarse a través de medios electrónicos con las Administraciones Públicas para la realización de cualquier trámite de un procedimiento administrativo.

Certificado Digital en las Comunidades de Propietarios

 

Una de las principales novedades de la nueva Ley 39/2015, de Procedimiento Administrativo Común (LPAC), que entró en vigor el 2 de octubre de 2016, es la obligación de todos los sujetos, salvo las personas físicas, de relacionarse por medios electrónicos con las Administraciones Públicas.

Hasta ahora estaban obligadas las personas jurídicas, pero a partir ahora lo están también, entre otros, las entidades sin personalidad jurídica como Comunidades de Propietarios, Comunidades de Bienes, sociedades civiles, las uniones temporales de empresas, herencias yacentes...

Esta obligación supone:

  • La presentación obligatoria de toda clase de documentos y solicitudes a través de los diversos Registros Electrónicos de las Administraciones.
  • La recepción obligatoria de las notificaciones de forma electrónica.

El ámbito de aplicación es el conjunto del sector público, por lo que afectará a las relaciones con la Administración General del Estado, Comunidades Autónomas, Administración Local y sector público Institucional. Incluyendo Hacienda, Gerencias de Urbanismo, no así la Administración de Justicia, no afectada por la LPAC.

Así lo establecen:

Por lo tanto, los trámites (tanto los envíos como las recepciones) de las Comunidades de Propietarios tendrán que realizarse obligatoriamente de forma telemática. Esta obligación afecta tanto a:

  • los Administradores de Fincas, por su propia actividad profesional.
  • las Comunidades de Propietarios.

La Agencia Estatal de la Administración Tributaria (AEAT) sigue siendo rotunda en que el actual certificado de terceros que el Secretario-Administrador venía usando actualmente, en calidad de "Colaborador Social", para los trámites tributarios y laborales no será válido, y que por lo tanto cada Comunidad de Propietarios deberá tener su propio Certificado Digital

Pero mientras que la gran mayoría de los Administradores de Fincas ya tienen su propio Certificado Digital, lo normal es que las Comunidades de Propietarios no dispongan de él. En este sentido, el Consejo General de Colegios de Administradores de Fincas de España (CGCAFE) tuvo diversas reuniones con el Ministerio de Hacienda y Función Pública con el objetivo de que fuese el propio Administrador de Fincas quien pueda gestionar directamente esta obligación con su propio certificado, para evitar las gestiones presenciales. No obstante, al final este objetivo no se logró, pues la Agencia Estatal de la Administración Tributaria (AEAT) fue rotunda en que el actual certificado de terceros que el Secretario-Administrador venía usando actualmente, en calidad de "Colaborador Social", para los trámites tributarios y laborales no es válido, y que por lo tanto cada Comunidad de Propietarios debe tener su propio Certificado Digital. Posteriormente cada Comunidad deberá autorizar a su Secretario-Administrador para el uso de su certificado.

Cada vez que una Comunidad notifique a la Administración Pública un documento en papel (por ejemplo, un modelo tributario), será multada con 250 €.

Cada vez que una Comunidad notifique a la Administración Pública un documento en papel (por ejemplo, un modelo tributario), será multada con 250 €.

Para poder relacionarse electrónicamente con las administraciones, a las Comunidades de propietarios se hace necesario dotarse de un sistema de identificación electrónica o bien apoderar a un tercero y que mejor que éste sea el Administrador de Fincas. De lo expuesto, es completamente prioritario que las Juntas Generales de las diferentes Comunidades de Propietarios que gestiona cada Administrador de Fincas faculten a éstos para representar a la comunidad en las relaciones telemáticas con las diferentes Administraciones Públicas. La posibilidad de facultar al Presidente es poco viable, ya que este cargo suele cambiar cada año.

La posibilidad de facultar al Presidente es poco viable, ya que este cargo suele cambiar cada año.

Esta facultad de representación puede otorgarla la Junta General de cada una de las comunidades de propietarios mediante un acuerdo que quede debidamente reflejado en el libro de actas. A modo de ejemplo, sugerimos el siguiente texto para dicho acuerdo:

"El Secretario-Administrador de la finca informa a la Comunidad de Propietarios de que la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, y la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, establecen el uso de medios electrónicos como medio obligatorio para que la Comunidad de Propietarios se relacione con las Administraciones Públicas. Por ello, los asistentes adoptan por UNANIMIDAD, el siguiente acuerdo:

La Junta de Propietarios nombra expresamente como su representante legal ante la Administración, y le confiere poder tan amplio como en derecho convenga, al Secretario-Administrador  Don XXXX XXXX XXX, con NIF número XX.XXX.XXX-X , para que en nombre de la Comunidad de Propietarios de la calle XXXXXX número XX , (Población y CP), con NIF número X-XX.XXX.XXX, pueda:

  • Personarse ante la Agencia Estatal de la Administración Tributaria o ante otras oficinas de registro delegadas de órganos, organismos o entidades que ejerzan funciones públicas, así como ante las oficinas o registros que designen los prestadores de servicios de certificación, para aportar la documentación y firmar todos cuantos documentos fueran necesarios, para la obtención del certificado de usuario para las relaciones con la Administración Pública.
  • Solicitar, descargar, instalar, renovar, suspender, revocar y utilizar cualquier certificado de firma electrónica emitido por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre de la Real Casa de la Moneda o por otros prestadores de servicios de certificación, y cualesquiera otros certificados electrónicos que pudieran surgir con posterioridad de conformidad con el estado de la técnica.
  • Utilizar su propio certificado de firma electrónica, o bien, subsidiariamente el certificado digital de la propia comunidad, para realizar por medios telemáticos todos los trámites y actuaciones en la sede electrónica de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria, así como también ante la Administración General del Estado, Comunidades Autónomas, Entidades Locales, Organismos Públicos y cualesquiera otra entidad de la Administración Pública."

Ello conlleva, que en la práctica, cualquier procedimiento que la Administración tributaria inicie a una Comunidad de Propietarios será notificado por vía electrónica y, posteriormente la presentación de documentación, alegaciones, recurso, etc..., también tendrá que ser por esta vía.

 

DOBLE VÍA PARA OBTENER EL CERTIFICADO DIGITAL

A.- EL CERTIFICADO DE LA FNMT. VENTAJAS E INCONVENIENTES:

En cuanto a las gestiones con la AEAT por vía telemática a través de la Sede Electrónica de la propia AEAT, una Comunidad de Propietarios podrá usar el Certificado de Firma Digital de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) a nombre de la Comunidad de Propietarios:

  1. El Administrador deberá solicitar en la web de la FNMT (http://www.fnmt.es) el Certificado Digital (Certificado Raíz) para la Comunidad. Deberá entrar en el apartado de "Representante de Entidad Sin Personalidad Jurídica". Luego rellenar el formulario, haciendo constar el CIF de la comunidad de propietarios y una dirección de correo electrónico.
  2. Una vez solicitado, la FNMT envía por email (a la dirección de correos antes especificada) un "código de activación" (también denominado "código de solicitud").
  3. El Presidente asiste en persona a la Delegación de la AEAT para activar el Certificado Digital. Deberá acreditarse presentando 3 documentos:
    • El "código de activación".
    • Su DNI-NIF.
    • El Acta de la Junta General de la Comunidad en la que ha sido elegido Presidente.
  4. Apoderamiento: En una hora desde su comparecencia y en el mismo ordenador donde se solicitó el certificado raíz se puede descargar el certificado. Si la comunidad está gestionada por un administrador de fincas, lo más práctico es que sea él quien tenga acceso al buzón de notificaciones (para evitar que tenga que estar pendiente de ello el presidente). Para ello, una vez obtenido el certificado electrónico a nombre de la comunidad, es posible "apoderar telemáticamente" al administrador, de forma que sea él. entre otros, quien tenga acceso a todas las notificaciones recibidas por la comunidad.
    Se realiza este apoderamiento telemático acudiendo a la web de la Agencia Tributaria y pulsando los enlaces "Apoderar y otorgar representación" y "Apoderamiento para la realización de trámites y actuaciones en materia tributaria por Internet" que se encuentran dentro de "Trámites destacados". Una vez allí, se rellena el formulario que aparece en el apartado "alta de poder general para trámites tributarios", haciendo constar el NIF de la persona a la que quiere apoderar para recibir las notificaciones.
  5. Una vez activado el Certificado, hay que dar de alta a la Comunidad en el "Servicio de Dirección Electrónica Habilitada" de la Sede Electrónica de la AEAT.
  6. A partir de ese momento, todas las notificaciones a la Comunidad llegarán a esa Dirección Electrónica, la cual será además la única a través de la cual la Comunidad podrá presentar documentos o escritos a la AEAT.

Un Administrador que gestione 120 Comunidades, recibirá unas 2.400 notificaciones mensuales de las Administraciones Públicas.

El certificado posibilita la presentación de documentos, por parte de los interesados, en el registro electrónico que cada Administración debe crear al efecto, durante 365 los días del año durante las 24 horas del día. A efectos de cómputo de plazos, si el documento se presenta en día inhábil se entenderá realizado en la primera hora del primer día hábil siguiente.

Este sistema tiene la ventaja de ser gratuito, pero también algunos inconvenientes:

  • el Administrador de Fincas deberá presentarse continuadamente en las oficinas de la Agencia Tributaria: tendrá que acudir e identificarse, cotejar el acta de la comunidad, etc...
  • el Administrador de Fincas deberá crearse una herramienta propia para automatizar el proceso: deberá especificar en los 060's un email para el aviso de las notificaciones, y marque la casilla al respecto, que permita a la Administración notificar a través de este medio. Mientras antes todos los escritos los recibía en sobres certificados, a partir de 2017 va a recibir 060's, como máximo cada 9 días. Por lo tanto, el Administrador de Fincas se ve obligado a automatizar la recepción de los emails 060's, pues dependiendo del número de Comunidades que administre, la tarea podría resultar verdaderamente engorrosa si no se automatiza adecuadamente. Por ejemplo, supongamos que un Administrador gestiona 160 Comunidades, y que recibe, cada 8 días, 4 comunicaciones (Hacienda, Seguridad Social, Comunidad Atonómica y Ayuntamiento). Esto supone 80 comunicaciones cada día  (unas 2.400 mensuales).

 

para que esto sea realmente un ahorro de tiempo, el Administrador de Fincas deberá automatizar la recepción de los emails 060's

 

B.- EL CERTIFICADO DEL CGCAFE (OPCIÓN RECOMENDADA). VENTAJAS E INCONVENIENTES:

El CGCAFE ha estado trabajando los últimos meses para ofrecer tres herramientas a los colegiados que sean accesibles y fáciles de usar. Las tres herramientas están disponibles en todo el país de manera exclusiva para los Administradores de Fincas colegiados, y con una marca común. Aunque los certificados los emitirá CAMERFIRMA, las tres herramientas serán gestionadas por la empresa IVNOSYS, de manera que se dispondrá de un solo teléfono para atender todas las dudas o incidencias que se puedan producir.

Sus principales ventajas son las siguientes:

  • El Administrador de Fincas podrá obtener los certificados de las comunidades de propietarios telemáticamente desde su propio despacho sin necesidad de desplazamientos, y sin necesidad de la presencia física del presidente de la comunidad ante la AEAT u otra oficina administrativa, a diferencia del Certificado de la FNMT, que es el más extendido: En este sentido, es necesario que la Junta General de la Comunidad haya acordado expresamente delegar esta facultad de representación al Administrador de Fincas (como ya describimos en el partado anterior). La certificación digital de este acuerdo será suficiente para la obtención del certificado.
  • Se facilita la gestión de los numerosos certificados que cada Administrador de Fincas pueda necesitar: La gestión de múltiples certificados en un navegador de forma convencional es muy compleja. Incluso, cuando se dispone de numerosos certificados, supone una gran dificultad localizar el certificado del cliente concreto con el que se necesita trabajar en un momento dado. El sistema que se ha diseñado depositará en la "nube", de forma segura, todos los certificados de cada Administrador de Fincas y se puede localizar el que se desee con un sencillo buscador a través de diferentes parámetros.
  • Se aporta una herramienta para el tratamiento de las notificaciones electrónicas de las diferentes Administraciones: Como es lógico, el tercer problema que se plantea es que no es posible rastrear los buzones en los que
    esté dado de alta cada uno de nuestros clientes de manera periódica para evitar que la falta de recepción de una notificación se convierta en una sanción. Esta herramienta rastrea permanentemente estos buzones para
    recibir las notificaciones de forma puntual.
  • Es una herramienta unificada: Todo este sistema tiene la gran ventaja de ser un único paquete.

Su desventaja es que costará dinero.

La Ley ha impuesto esta nueva obligación a las Comunidades de Propietarios, y gestionarla tiene asociada un coste. Además los Administradores de Fincas están asumiendo una nueva responsabilidad totalmente diferenciada de sus funciones y obligaciones profesionales, y eso también conlleva un coste. Los Administradores de Fincas colegiados han aportado una solución técnica (herramienta unificada) que solventa los enormes problemas que se han derivado de dicha obligación, pero el coste de todo este procedimiento no tiene por qué asumirlo el Administrador, sino la Comunidad de Propietarios.

 

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