Es preciso determinar (con cierta claridad, uniformidad y seguridad jurídica) ciertas pautas de actuación esenciales para la redacción de las convocatorias/citaciones y actas de las Juntas Generales de Propietarios. Todo ello, sin olvidar que en materia de Propiedad Horizontal rige el principio de conservación de los acuerdos cuando los defectos son meramente formales y no impiden conocer la voluntad comunitaria. Si el defecto es esencial (particularmente en lo que respecta a la forma de la votación y al resultado de la votación), el anterior principio no es aplicable .
Redacción y confección del acta:
Aun cuando la redacción y confección del acta de la junta de propietarios no es una función expresamente atribuida por el art. 20 LPH al Administrador, resulta evidente que, bien sea por sus funciones como Secretario, bien sea en aplicación del art. 20.1.f LPH, de ordinario será el Administrador quien confeccione el acta de la junta. En todo caso, es manifiesto que de su corrección depende un adecuado gobierno de la comunidad y evita litigios y conflictos entre los propietarios y la comunidad o entre la comunidad y terceros.
Lugar de celebración de la Junta:
Salvo que los estatutos, el título constitutivo o un acuerdo unánime fijen un lugar expreso de celebración, la junta puede celebrarse en lugar distinto al de ubicación de la finca, pues no es de aplicación la legislación mercantil para las juntas de accionistas. Todo ello siempre que no se altere el fuero territorial en caso de litigio a los efectos del art. 52.1.8 LEC, dado que se trata de un fuero imperativo.
Convocante de la Junta:
La junta podrá ser convocada por las personas designadas en el art 16 LPH y sin que se excluya a los propietarios morosos, pues la limitación de derechos debe de interpretarse de forma restrictiva y la LPH solo se refiere al voto y no a otros derechos como hacer uso de al palabra o convocar una junta.
¿Es correcta la convocatoria de la comunidad a una Junta sin la firma del presidente (pero con con la firma del administrador siguiendo instrucciones del presidente, es decir, con un P.O.), o debe firmarla el presidente?
Sí, es correcta. Sin embargo hay que aclarar que el Administrador por sí mismo no está facultado para convocar la Junta, pero sí tiene está facultad si lo hace siguiendo las instrucciones del Presidente y así queda expresado en la convocatoria, pues no debemos olvidar que la Ley de Propiedad Horizontal establece que es el Presidente quién convocará las Juntas.
Así lo reafirma la Jurisprudencia:
STS de 16 de junio 1988:
"No es necesaria la citación personal del presidente de la Comunidad. No puede aceptarse la tesis del recurrente, que entiende que existe infracción del art. 15.2 (hoy Art. 16.2 en relación con el art. 9) por no haber realizado en el caso personalmente el presidente de la Comunidad la citación a los propietarios de la convocatoria de la Junta, pues como se desprende de la sentencia recurrida "de la simple lectura de la convocatoria del al Junta mencionada, es claro que la misma es convocada por dicho presidente a través del administrador de la Comunidad, firmando este último", y nada más ajustado a derecho, pues una cosa es que al presidente corresponda tomar el acuerdo de convocatoria, y otra que al llevarlo a la práctica, y así es uso o costumbre, lo haga el secretario o administrador por delegación de aquél, extendiendo las correspondientes citaciones o escritos, que deben autorizar con su firma, para hacerlas llegar a cada uno de los propietarios."
SAP Tarragona de 7 junio de 1994:
"La convocatoria de la Junta Extraordinaria aparece suscrita, en el caso, por el administrador, quien en la misma especifica actuar a instancia del Presidente de la Comunidad, describiéndose en ella el orden del día con la suficiente pormenorización para su conocimiento por los interesados; por tanto, deben entenderse válidamente cumplidos los requisitos exigidos en el art. 15 de la LPH (hoy art. 16) respecto al modo de citación y convocatoria de la Junta, así como de la comunicación de los temas objeto de la misma."
Representación:
La representación puede ser por poder general, por poder especial con indicación del sentido del voto, por mero escrito firmado o incluso de forma verbal, pero en este caso se precisa ratificación del poderdante y no se precisa unir copia de los documentos de apoderamiento (STS de 25-02-1988) y bastará con que el Secretario/Administrador refleje la representación en el acta, pues un propietario representando es un propietario presente a los efectos de posible impugnación.
Invalidez del punto del orden del día “Lectura y Aprobación del Acta Anterior”:
No debe de incluirse ni como punto del orden del día, ni como primer acuerdo de la junta la aprobación de los acuerdos de la junta anterior, pues los acuerdos se adoptan en el sentido votado en la misma junta o, en su caso, cuando se obtengan las mayorías precisa a los efectos del art. 17 LPH sobre el cómputo del voto del ausente que puede ser "positivo” (si no se opone en 30 días) o “negativo” si así lo indica de manera expresa. Tampoco es preciso hacer lectura del acta anterior, salvo que se precise de alguna aclaración, rectificación o complemento forma de errores a los efectos del art. 19 LPH, pero nunca se puede cambiar lo acordado.
Punto “Ruegos y preguntas”:
En el apartado de ruegos y preguntas no es posible adoptar acuerdos (SAP de Asturias, secc 7ª de 25-05-2015) y no debe de admitirse que los propietarios aporten documentos para justificar su voto.
Idioma del acta:
Será en la lengua oficial del Estado y también es posible en alguna de las lenguas autonómicas oficiales e incluso puede ser válida si así se acuerda en idioma extranjero (STS de 15-11-2002).
Voto secreto:
No es admisible la votación secreta (STS de 17-21-2001), pues no se puede computar la cuota de participación y solo como excepción podría hacerse en una comunidad de cuatro propietarios con la misma cuota (25%).
Contenido del acta:
El contenido del acta debe de ajustarse de la forma los más precisa posible a lo dispuesto en el art 19 LPH, el cual, además de los requisitos externos -art 19-2 a-e LPH-, se refiera a la constancia de los acuerdos (art. 19.2.f LPH) y al resultado de las votaciones. En concreto, establece que el acta incluirá: "Los acuerdos adoptados, con indicación, en caso de que ello fuera relevante para la validez del acuerdo, de los nombres de los propietarios que hubieren votado a favor y en contra de los mismos, así como de las cuotas de participación que respectivamente representen". Ello supone que debe de evitarse recoger intervenciones de los propietarios ajenas al acuerdo debatido, expresiones ofensivas entre propietarios, comentarios jocosos o irónicos sin relevancia; y en definitiva es ajena al acta toda cuestión y/o intervención que no tenga como finalidad directa justificar el voto del propietario o convencer a otros propietarios de la necesidad de adoptar el acuerdo en uno u otro sentido.
Al respecto, deben de establecerse las siguientes pautas de actuación:
- Deben de evitarse incluir en el acta la expresiones o describir actos que no solo puedan ser un ilícito penal (injurias/calumnias), sino que puedan afectar al honor o a la imagen de otros propietarios; y ello sin perjuicio de que el TS ha excluido la condena al Administrador en las demanda de protección del honor, cuando ha habido un litigio derivado de recoger en el acta expresiones ofensivas parta alguno de los propietarios (SSTS de 20-07-2011,30-12-2010, 3-06-2009,2-10-2008).
- Es esencial la indicación de propietarios asistentes por si o representados y la cuota de participación, pues el sistema de acuerdos es el de "doble mayoría": propietarios y cuotas y, aunque no se ha considerado es esencial si no afecta al resultado de la votación, es muy aconsejable indicar el sentido del voto de cada propietario, con indicación de los votos a favor y en contra.
- Es esencial e insubsanable el reflejo del resultado preciso de la votación, con indicación de los votos a favor y de los votos en contra y la cuota de participación que representa cada voto -SSAP de Málaga, secc. 4a de 8-02-2011; Madrid, secc 21a 23-06-2010 y secc 13a de 28-07-2009-
- También es muy importante consignar con claridad el contenido expreso de cada acuerdo de manera simple, exhaustiva y diáfana, sin interlocuciones, largas frases o expresiones ajenas a lo que supone un acuerdo y sin preámbulos, exposiciones previas, justificaciones o circunloquios y sin necesidad de una referencia pormenorizada de las intervenciones de cada propietario.
Requisitos del acuerdo de la Junta de Propietarios para reclamar gastos comunes
Art. 21 LPH
- Las obligaciones a que se refieren los apartados e) y f) del artículo 9 deberán cumplirse por el propietario de la vivienda o local en el tiempo y forma determinados por la Junta. En caso contrario, el presidente o el administrador, si así lo acordase la junta de propietarios, podrá exigirlo judicialmente a través del proceso monitorio.
- La utilización del procedimiento monitorio requerirá la previa certificación del acuerdo de la Junta aprobando la liquidación de la deuda con la comunidad de propietarios por quien actúe como secretario de la misma, con el visto bueno del presidente, siempre que tal acuerdo haya sido notificado a los propietarios afectados en la forma establecida en el artículo 9.
- A la cantidad que se reclame en virtud de lo dispuesto en el apartado anterior podrá añadirse la derivada de los gastos del requerimiento previo de pago, siempre que conste documentalmente la realización de éste, y se acompañe a la solicitud el justificante de tales gastos.
- Cuando el propietario anterior de la vivienda o local deba responder solidariamente del pago de la deuda, podrá dirigirse contra él la petición inicial, sin perjuicio de su derecho a repetir contra el actual propietario. Asimismo se podrá dirigir la reclamación contra el titular registral, que gozará del mismo derecho mencionado anteriormente. En todos estos casos, la petición inicial podrá formularse contra cualquiera de los obligados o contra todos ellos conjuntamente.
- Cuando el deudor se oponga a la petición inicial del proceso monitorio, el acreedor podrá solicitar el embargo preventivo de bienes suficientes de aquél, para hacer frente a la cantidad reclamada, los intereses y las costas. El tribunal acordará, en todo caso, el embargo preventivo sin necesidad de que el acreedor preste caución. No obstante, el deudor podrá enervar el embargo prestando aval bancario por la cuantía por la que hubiese sido decretado.
- Cuando en la solicitud inicial del proceso monitorio se utilizaren los servicios profesionales de abogado y procurador para reclamar las cantidades debidas a la Comunidad, el deudor deberá pagar, con sujeción en todo caso a los límites establecidos en el apartado tercero del artículo 394 de la Ley de Enjuiciamiento Civil, los honorarios y derechos que devenguen ambos por su intervención, tanto si aquél atendiere el requerimiento de pago como si no compareciere ante el tribunal. En los casos en que exista oposición, se seguirán las reglas generales en materia de costas, aunque si el acreedor obtuviere una sentencia totalmente favorable a su pretensión, se deberán incluir en ellas los honorarios del abogado y los derechos del procurador derivados de su intervención, aunque no hubiera sido preceptiva.
Es decir, el acuerdo debe:
- Contener la autorización pal presidente, o en su caso al administrador de la comunidad, para que ejerciten en nombre de ésta las acciones legales correspondientes para reclamar los gastos generales adeudados.
- Relacionar los datos del deudor y detallar lo máximo posible el origen de la deuda que se va a reclamar, es decir, los meses adeudados, fechas de los acuerdos por los que se aprobaron derramas extraordinarias, etc. La razón de esta detallada información evita en un futuro que el deudor alegue indefensión y desconocimiento del origen y cuantía del débito.
- Especificarse que la reclamación de la deuda se va a realizar a través del juicio monitorio.
Una vez adoptado el acuerdo, la LPH exige que sea notificado a los deudores en la forma establecida en el art. 9 LPH antes de interponer el juicio monitorio. Aunque la ley no exige que la notificación se realice de forma fehaciente, es recomendable que se haga por burofax con acuse o por requerimiento notarial. Los gastos derivados de la notificación también podrán serle reclamados al deudor en el juicio monitorio.
El juicio monitorio es un procedimiento rápido y eficaz que las comunidades de propietarios tienen a su alcance para reclamar las cantidades debidas por los gastos generales para el adecuado sostenimiento del inmueble, servicios, cargas, etc.,.. y también para reclamarle a los propietarios su cuota de participación en el fondo de reserva que la comunidad tiene que tener disponible obligatoriamente.
Firma de acta:
- La falta de firma del Presidente y del Secretario son defectos del acta sobre los que se mantiene una clara divergencia jurisprudencial. Así, un sector entiende que esa falta de firma es defecto insubsanable y que el acta no firmada es nula, pues la firmas son necesarias para el cierre del acta a los efectos del art 19 LPH -STS 22-12-2009; SSAP de Barcelona, secc 11a de 13-03-2006 y secc Ia de 27-12-2005-. Otras resoluciones entienden que el acta sin la firma del Administrador no es motivo de nulidad -SSAP de Madrid secc 21a de 14-10-2010; secc 12a de 7-07-2010 y 2-12-2009, secc 9a de 29-09-2008- y que en todo caso puede subsanarse si se acredita en el juicio la realidad de los acuerdos o se ratifican. Más recientemente, el Tribunal Supremo indica que no produce la nulidad de la junta y de los acuerdos que contienen la falta de las firmas de Presidente y/o Administrador y que el defecto es subsanable en la siguiente junta (STS de 20-04-2015).
- No es necesaria la firma de los propietarios asistentes a las juntas para el cierre del acta (STS de 22-12-2009).
Libro de actas:
Sobre esta cuestión del libro de actas, a que se refiere el art 19-1 LPH y su diligenciamiento, la Dirección General de los Registros y del Notariado ha establecido algunas resoluciones de interés:
- No es posible la legalización de un nuevo libro de actas al no considerarse la no devolución del anterior por el Administrador destituido como una sustracción pese a que se acreditó mediante denuncia. RDGRN de 28-07-2014-.
- Se suspende la legalización de un libro de actas de una comunidad presentado por quien dice ser el Administrador y alegando el extravío del libro anterior ante la presentación posterior del libro extraviado por quien acredita ser el Administrador -RDGRN de 6-08-2014-.
- Es suficiente acreditar la formalización del título constitutivo de una comunidad de propietarios con elementos comunes para legalizar su libro de actas, aunque no conste en escritura pública el título, ni esté inscrito en el registro. -RDGRN de 8-08-2014-.
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