Los cargos de Secretario y Administrador pueden ser ejercidos directamente por el Presidente, pues así lo permite la ley.
La SAP de Ciudad Real, Secc. 1ª, de 13 de diciembre de 2016, en apoyo del art. 21 LPH, destaca la importancia del Administrador -no del Secretario- como la fuente de prueba más fiable para, siempre previo acuerdo de la junta de propietarios, acreditar la existencia de deudas a la Comunidad, pues es quien se encuentra legitimado a tal efecto, y es quien conoce el estado de las deudas a la Comunidad, es decir, quien tiene toda la información relativa a las cuestiones económicas de la Comunidad:
“(...) lo que no puede desconocerse es que es normal que las comunidades de propietarios pongan sus cuentas en manos de un administrador profesional, persona que se encarga de todos los aspectos contables de la comunidad, además de otros, por lo que es el que tiene la fuente de la prueba sobre los distintos pagos que se hacen. Y ello es lo que ocurre en este caso, y por ello estamos ante la fuente más fiable para acreditar si han existido impagos.”
CARGOS OSTENTADOS POR UNA MISMA PERSONA
Los cargos de Secretario y Administrador pueden ser ejercidos directamente por el Presidente, pues así lo permite la ley. Pero lo conveniente, y cada vez más frecuente y necesario, es que la Comunidad:
- separe el cargo de Presidente del de Administrador.
- separe el cargo de Presidente del de Secretario, cuyas funciones pueden ser asumidas por el propio Administrador.
Aparece pues la figura del Secretario-Administrador, como permite el artículo 13.6, párrafo 1º LPH, pues la "La unificación de los cargos de Administrador y Secretario en una misma persona evitará errores y disfunciones que podrían perjudicar a la Comunidad". Ello es debido a que las funciones del Administrador, contempladas en el artículo 20 de la LPH, requieren de la necesaria coordinación con el Secretario en cuanto a las certificaciones, citaciones y notificaciones:
- Por un lado, el Administrador requiere que las certificaciones que expida vengan refrendadas por el Visto Bueno del Presidente, y amparadas por la fe del Secretario.
- Por otro, el Secretario precisará obtener información del Administrador para poder certificar, como por ejemplo disponer de datos contables, deudas, titularidad de viviendas o locales, información sobre obras, etc...
CONVOCATORIAS DE LAS JUNTAS
Por tanto, resulta muy ventajoso unificar ambos cargos, y la figura del Secretario-Administrador se presenta como la fórmula más adecuada, y tanto más si esta figura se concreta en la contratación de profesional debidamente cualificado para desempeñar las funciones de Administrador (art.20 LPH) y las de Secretario (art.19 LPH), y que no es otro que el Administrador de Fincas Colegiado, según establece el TS, Sala 3ª, en Sentencia de fecha 8 de noviembre de 2016.
El ejemplo paradigmático de la conveniencia de la unificación de ambos cargos lo encontramos en las convocatorias de las juntas: como dice la SAP de Zaragoza, Secc.4ª, de 19 de octubre de 2015, la facultad de convocatoria corresponde al Presidente, pero es uso y costumbre que lo lleve a cabo el Administrador o Secretario por delegación de aquel:
“...una cosa es que al Presidente corresponda el tomar el acuerdo de convocatoria y otra el que al llevarlo a la práctica, y así es uso y costumbre, que lo haga el administrador o secretario por delegación de aquel, extendiendo las correspondientes citaciones o escritos, que debe autorizar con la firma, para hacerlas llegar a cada uno de los propietarios”.
El Tribunal Supremo señala que la marca "Administrador de Fincas" queda reservada única y exclusivamente para aquellos profesionales dedicados específicamente a la gestión de las comunidades de propietarios en régimen de propiedad horizontal y que se encuentren colegiados en uno de los Colegios Territoriales creados a partir del Real Decreto 693/1968, de 1 de abril. En consecuencia, la utilización de la denominación "Administradores de Fincas" queda reservada a los Administradores de Fincas Colegiados, únicos profesionales dotados de cualificación profesional suficiente para dicha actividad. Dicha Sentencia, declaró ilícita a una asociación “paralela” a los colegios profesionales, denominada APAF, por intentar confundir a los consumidores y usuarios finales, ya que afirmaban ser “Administradores de Fincas” cuando en realidad no lo eran. Efectivamente, la Sentencia 2393/2016 del Tribunal Supremo (Sección 3ª de la Sala de lo Contencioso Administrativo), de noviembre de 2016, condena de manera definitiva a APAF, y prohíbe a sus miembros ejercer bajo dichas siglas la profesión de Administrador de Fincas. No obstante, esta asociación sigue incumpliendo la Sentencia, como puede observarse en su web.
LA RESPONSABILIDAD DEL SECRETARIO
Cuestión de suma importancia es la relativa a la responsabilidad del Secretario. Hay que recordar que esta responsabilidad se justifica por la trascendencia de sus funciones, lo que supone que deberá responder por las consecuencias que se deriven del ejercicio erróneo o negligente de su cargo. En especial, responderá civilmente de las certificaciones que expida, e incluso penalmente en el caso de incurrir en falsedades.
Como dice Gallego Brizuela "la reforma de la LPH de 2013 ha agravado las exigencias del cargo de Secretario en términos que prácticamente imponen la profesionalización de la administración de las Comunidades de Propietarios. Quienes resisten numantinamente llevando la secretaría de Comunidades, se encuentran con problemas que pueden comprometer su responsabilidad."
Un ejemplo de responsabilidad por negligencia en la llevanza de las cuentas de Presidente y Secretario lo encontramos en la SAP de Barcelona, Secc. 1ª, de 21 de noviembre de 2003:
“A nuestro juicio, cuando el indicado precepto, en su párrafo quinto establece que las funciones del Secretario y del Administrador serán ejercidas por el Presidente de la comunidad, salvo que los estatutos, o la Junta de propietarios por acuerdo mayoritario, dispongan la provisión de dichos cargos separadamente de la Presidencia, debe entenderse en el sentido de que las funciones propias del Secretario y del Administrador tan sólo corresponderán al Presidente si no se ha nombrado un Secretario. En cambio, si se ha procedido al nombramiento de Secretario, hay que estar a lo dispuesto en el párrafo sexto del indicado precepto, conforme al cual los cargos de Secretario y Administrador podrán acumularse en una misma persona o bien nombrarse independientemente, por lo que si tan sólo se ha nombrado Secretario, éste asume las funciones propias del administrador, por lo que, en principio, la responsabilidad por el ejercicio inadecuado de tal función administradora, debe predicarse del Secretario que es la persona a la que la ley atribuye tales funciones. Sin embargo, en el caso presente, las pruebas practicadas ponen de manifiesto que ambas demandadas actuaron indistintamente en la tarea propia de recaudar los fondos y proceder al pago de las deudas de la Comunidad, tal y como es de ver en las declaraciones testificales practicadas en las que los vecinos interrogados manifiestan que las dos demandadas acudían a cobrar los recibos, por lo que hay que entender que ambas estaban al corriente de la situación contable de la Comunidad (...) En consecuencia, y conforme a lo explicado, hemos de concluir en el sentido de que la actuación de las demandadas fue negligente al no procurar una correcta llevanza de las cuentas de la Comunidad, incumpliendo el encargo que en tal sentido se les había efectuado, actuación negligente que, conforme a lo dispuesto en los artículos 1101 y 1104 del CC, conlleva la declaración de responsabilidad peticionada.»
Si el Secretario es además el Administrador, en tanto que mandatario de la Comunidad, debe responder tanto por dolo como por culpa o negligencia, de los daños que se ocasionen a la Comunidad por el incumplimiento de sus obligaciones. Esta responsabilidad se agrava, pudiendo llegar a ser de carácter penal, cuando por el incumplimiento de sus obligaciones se produzcan daños a terceros. Es el caso de la omisión de actuaciones tendentes a garantizar las condiciones de seguridad de la finca. De ahí la importancia que adquiere la garantía que supone para las Comunidades de Propietarios la colegiación, al tener cubierta su responsabilidad por los seguros colectivos obligatorios de los Colegios de Administradores.
CONCLUSIÓN
Como se ha dicho, la creciente complejidad de la vida urbana, la numerosa normativa que afecta a los edificios en régimen de propiedad horizontal, las nuevas obligaciones legales (tales como protección de datos, seguridad, fiscalidad, las comunicaciones electrónicas con las Administraciones Públicas, etc...,) aconsejan que las comunidades de propietarios cuenten con un profesional que reúna los conocimientos, medios y formación continua para encargarse de los asuntos y asesoramiento de la Comunidad.
La gran cantidad de funciones del Administrador, unida a la necesidad de rigor y exactitud en las certificaciones, citaciones y notificaciones que ha de realizar el Secretario, exigen unos conocimientos técnicos y prácticos que tan sólo puede ofrecer a la Comunidad un profesional con la formación adecuada y la permanente actualización de conocimientos teóricos y prácticos. Esta formación y actualización de conocimientos viene proporcionada al Administrador de Fincas Colegiados por los respectivos Colegios Territoriales de Administradores de Fincas. Gracias a ello, el Administrador de Fincas Colegiados es un profesional que reúne todas las condiciones para el desempeño de las cada vez más complejas y sofisticadas funciones de Administrador, así como los conocimientos y medios necesarios para llevar a cabo las funciones de Secretario.
Por tanto, el Administrador de Fincas Colegiados es el depositario de la profesionalización del cargo de Secretario-Administrador. Por esta razón, el Administrador de Fincas Colegiado ha de estar a la altura de las expectativas de los clientes, y debe estar preparado para aportarles la tranquilidad y seguridad que esperan obtener con sus servicios, desempeñando con el máximo rigor las funciones que le competen, ya sea tan sólo como Administrador, ya sea también como Secretario, es decir, como Secretario-Administrador de la Comunidad.
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