La primera cuestión que debe tener clara un profesional (Abogado, Arquitecto, etc ...) es que la documentación no le pertenece a él, sino al cliente. En nuestro caso, el profesional es un Administrador de Fincas, y el cliente es una Comunidad de Propietarios.
En la normativa vigente sobre Propiedad Horizontal hay que recordar que la LPH recoge como obligación del Secretario-Administrador de Fincas:
"art. 20.e) LPH.- Actuar, en su caso, como secretario de la Junta y custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad."
Cuando un Administrador de Fincas cesa, o es cesado en Junta por mayoría simple, debe proceder a la entrega de la documentación correspondiente. No obstante, el Administrador de Fincas cesado tiene derecho a guardar copias de toda la documentación que entregue.
- si fue cesado en una Junta Ordinaria: por cumplimiento del contrato y no renovación del mismo, confiriéndose el encargo de la nueva administración a otro profesional. Nada puede reclamar el Administrador saliente, pues nada le corresponde como compensación, ya que el mandato lo es por un solo año renovable cada año en cada Junta Ordinaria.
- si fue cesado en una Junta Extraordinaria: de manera anticipada. Si el Administrador de Fincas cesado entiende que la remoción ha sido sin justa causa, puede reclamar a la comunidad la suma que entienda le corresponde (que bien puede corresponderse con las mensualidades que estaban hasta la Junta Ordinaria), más los daños y perjuicios que resulten acreditados.
Tras el cese del Administrador saliente, al entrante le corresponde ahora la función de depositario de la documentación de la Comunidad, porque aunque el cesante haya llevado a cabo actividades concretas de custodia para mejorar el control de la gestión económica y documental de la Comunidad, ello se hizo en razón del vínculo contractual que le unía y por el que cobraba una suma de dinero, pero ello no le hace titular o poseedor permanente de una documentación que le pertenece a la comunidad, tan solo es mero mandatario o también de mero depositario de la misma (aunque haya sido él quien la haya elaborado o aunque la haya gestionado mientras ejercía el cargo de Administrador de Fincas de esa comunidad). Pues existe un contrato de mandato, en virtud del cual el mandatorio debe gestionar los bienes y documentos por los que, o mediante los que, se ejerce esa actividad de mandato. Pero esos bienes y/o documentos no son de la titularidad del mandatario, sino del mandante, por lo que, una vez extinguido el mandato, el mandatario debe devolver los bienes y documentos al mandante.
El Código Civil es claro:
"Artículo 1733 CC.- El mandante puede revocar el mandato a su voluntad, y compeler al mandatario a la devolución del documento en que conste el mandato."
VÍA EXTRAJUDICIAL
La reclamación se realizará, en un primer momento extrajudicialmente, y si no hay acuerdo posible (ni siquiera mediante el el uso de los sistemas de resoluciones de conflictos extrajudiciales), judicialmente.
La Junta (sea Ordinaria o Extraordinaria) debe exigir al Secretario-Administrador a que haga constar, en la misma Acta de la Junta, la necesidad de entrega de documentación del Administrador cesado al entrante y en un plazo de no más de una semana. De esta manera, al estar presente en la Junta el cesado, y haber sido requerido en ese acto a entregar de la documentación al entrante, y advertirle de la concesión de plazo para ello, se evita que el Administrador entrante tenga que realizar el requerimiento posteriormente.
Y se la debe entregar al Presidente, ya que es el representante de la Comunidad, o al Administrador de Fincas colegiado que le sustituye y le está requiriendo. Si no existe el cargo de Administrador, el presidente o el secretario es el que asume el papel de custodiar la documentación de la comunidad (facturas, presupuestos, licencias de obras, expedientes de subvención, contratos de mantenimiento, reclamación de impagados, etc...).
No establece la ley un plazo de entrega, pero se entiende que, una vez cesado y con nuevo Administrador, debe recoger la documentación y entregarla en dos plazos máximos de 10 días y 45 días respectivamente (como luego veremos), para que el nuevo Administrador pueda, de inmediato, asumir su función y comunicar a terceros su cargo a todos los efectos, y pueda conocer el estado real de débito, saldo y demás cuestiones de interés de la comunidad, y no puede estar más tiempo esperando esa entrega de documentación, ya que no hay excusa legal para su retención.
La entrega de la documentación se realizará en el despacho del Administrador saliente. Si existe negativa a recogerla en tal ubicación, no se está incumpliendo ninguna obligación, por lo que lo aconsejable es que se vaya a recoger la misma por el Presidente o por el nuevo Administrador. No hay disposición legal que regule la mecánica para este tipo de actuaciones, sino que lo que existe es la obligación de entrega de documentos, por lo que es válida lo que se denomina técnicamente "la puesta a disposición".
VIA JUDICIAL (CIVIL O PENAL)
Tras comprobar que, habiendo sido requerido para la entrega en un plazo de la documentación, y constando en el requerimiento el apercibimiento de ejercicio de acciones judiciales, el Administrador saliente no la entregase en el plazo que se le señale en el requerimiento, se podrá acudir:
- Vía civil: mediante una medida cautelar de la LEC, art. 732, o, incluso, por la vía del art. 733 LEC acreditando la urgencia. Ello es importante, dado que si no se dispone de lista de comuneros, sus domicilios a efectos de notificaciones, los saldos deudores y la lista de morosos y el libro de actas, y contratos suscritos con terceros, el nuevo Administrador de Fincas colegiado no puede ejercer su trabajo en condiciones.
- Vía Penal: denunciándolo al Juez de Instrucción para:
- instar la medida cautelar de requerimiento: al cesado para la entrega de la documentación
- abrir diligencias por la posible existencia de un delito de apropiación indebida: si se puede comprobar que hay ya una obstinación y rechazo a la entrega demostrada por el silencio, la negativa o aplazamiento sin sentido a la entrega de una documentación. El delito de la apropiación indebida en el Código Penal se señala en el que dice:
"Art. 253 CP.- Serán castigado los que, en perjuicio de otro, se apropiaren para sí o para un tercero, de dinero, efectos, valores o cualquier otra cosa mueble, que hubieran recibido en depósito, comisión, o custodia, o que les hubieran sido confiados en virtud de cualquier otro título que produzca la obligación de entregarlos o devolverlos, o negaren haberlos recibido."
Este tema de la derivación a la vía penal no es un tema que esté consolidado todavía.
Listado de documentación que un administrador de fincas debe de entregar a la comunidad
Cuando se hace la entrega de la documentación deberá de ir acompañada de un escrito detallado que identifique lo que se entrega y en el que el nuevo administrador o presidente tendrán que firmar si están de acuerdo con lo que se les entrega. Existen dos plazos de entrega: uno de 10 días y otro de 45 días.
Dentro del plazo de los 10 días se deberá entregar la siguiente documentación:
- Listado de propiedades, coeficientes, propietarios teléfonos y direcciones y forma de pago de los recibos, con especificación de las domiciliaciones bancarias. No os olvidéis nunca de preguntar si hay diferentes domiciliaciones bancarias en función de si el agua u otros conceptos los paga el arrendatario.
- Listado de las últimas cuotas emitidas, con indicación de las posibles modificaciones o emisión de otras de carácter extraordinario. Debe indicarse el mes. Es importante también que se indique si existen derramas, la fecha de finalización de la misma.
- Fotocopia legible de la última nómina de los empleados de la comunidad.
- Fotocopia legible de los últimos seguros sociales pagados.
- Tarjeta de identificación fiscal y sus etiquetas correspondientes para poder pagar los impuestos del 111, 347, etc.
- Contrato de la cuenta corriente de la comunidad con el Banco. Que personas disponen de firma y si la cuenta tiene carácter solidario o mancomunado.
- Entrega de los talonarios y/o pagarés, con indicación de la cantidad, entidad bancaria a la que pertenecen y la numeración de los cheques.
- Listado de proveedores, incluyendo al menos el teléfono de contacto.
- Contrato de la póliza de seguros, con indicación del próximo vencimiento, así como el teléfono de asistencia para posibles siniestros.
- Libro de actas en curso, con indicación ante quién está legalizado, numeración de las hojas y última transcrita en el mismo.
- Copia de los Estatutos y del Título constitutivo (Escritura de obra nueva y división horizontal).
- Copia de la última indicación efectuada de los recibos que se pagan en finca.
- Sello de la comunidad de propietarios.
Dentro del plazo de los 45 días se deberá entregar la siguiente documentación:
- Libros de actas anteriores al que está en vigor, con indicación del número.
- Contrato de mantenimiento de elementos o servicios comunes, con indicación del servicio, empresa y fecha de suscripción.
- Contrato de suministros de agua, luz, gas, gasóleo, etc. con indicación de las empresas suministradoras y la fecha en que se suscriben dichos contratos.
- Contrato de alquiler de elementos comunes, con indicación de la zona alquilada, arrendatario y vencimiento.
- Contrato para la realización de tratamientos por cuenta de terceros conforme a la Ley Orgánica de Protección de Datos.
- Licencias de actividad y funcionamiento de las instalaciones, con indicación de la instalación y fecha.
- Últimas revisiones o inspecciones periódicas reglamentarias, con indicación de la instalación, organismo de control y fecha de revisión o inspección.
- Alta del cliente en la Seguridad Social y libro de visitas.
- Contratos de trabajo del personal, con indicación del empleado y tipo de contrato.
- Histórico de los últimos 5 años de los Seguros Sociales (TC1 y TC2).
- Expediente del personal (altas, bajas, instrucciones de trabajo, jubilaciones de empleados, documento de adhesión a la Mutua Laboral, etc.).
- Evaluación de riesgos laborales y plan de prevención.
- Alta Censal en la Agencia Tributaria.
- Histórico de las liquidaciones de IRPF e IVA de los últimos 4 años.
- Expedientes de grandes obras o renovaciones totales de elementos o instalaciones comunes, con indicación de la instalación y fecha de ejecución.
- Expediente de procedimientos judiciales, con indicación si está en vigor o finalizados.
- Registro de correspondencia.
- Soporte contable de los 5 años cerrados.
- Soporte contable del ejercicio o ejercicios en curso.
- Liquidaciones de los recibos que se pagan en la finca o despacho de la Administración, del ejercicio o ejercicios en curso.
- Relación detallada de los recibos pendientes de pago al día del cese o efectividad de la renuncia.
- Informe contable del último ejercicio aprobado por el cliente, con inclusión de los recibos pendientes de pago y de los saldos por propiedad si los hubiere.
- Estado contable del ejercicio en curso a la fecha del cese o efectividad de la renuncia, con liquidación de saldos si el cliente lo efectúa al cierre de cada ejercicio.
- Conciliación de la cuenta de bancos con el cierre contable a la fecha del cese o efectividad de la renuncia.
- Soportes contables posteriores a la fecha del cese o efectividad de la renuncia
Una vez que tengamos toda esta documentación tendremos que analizarla detalladamente. Por eso aconsejamos escoger a un profesional que avale esta tarea de manera segura.
CONCLUSIONES
- Que la documentación de la Comunidad pertenece a ésta y no al Administrador de Fincas colegiado aunque este la gestione.
- Que aunque el profesional haya realizado actividades de mejora, incluso tecnológicas, en
la conservación y archivo de la documentación, ello lo fue en virtud de contrato y pertenece todo ello a la Comunidad. - Que incluso el hecho de que haya sido cesado en Junta extraordinaria por cese anticipado sin justa causa, no le da derecho a retener la documentación "hasta que se le pague" lo que considere se le adeuda, ya que en este caso debe entregar la documentación y acudir a la jurisdicción ordinaria para reclamarlo.
- Pueden instarse medidas cautelares para obtener del Juez una resolución judicial inmediata de devolución de "toda" la documentación. El cesado no es titular de ningún derecho para retener esta documentación y debe devolverla. No son sus documentos, sino que fue mero depositario de la custodia y conservación de documentos ajenos obtenidos por la existencia de un contrato de servicios.
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