Siempre ha estado a la orden del día que los propietarios soliciten información relacionada con su comunidad al Administrador de Fincas (salarios de los conserjes, números de teléfono de otros propietarios, facturas, contratos, etc.). Pero, teniendo en cuenta las limitaciones establecidas en la Ley Orgánica de Protección de Datos (en adelante, LOPD) ¿hasta qué punto un propietario de una vivienda en régimen de propiedad horizontal puede acceder a la documentación de la comunidad cuando esta contiene datos de carácter personal?
La comunicación a los propietarios de documentación que alberga datos personales se considera una cesión de datos, definida en la LOPD como “toda revelación de datos realizada a una persona distinta del interesado”. Como norma general, para poder realizar una cesión de datos se requiere el consentimiento de los afectados. No obstante, la propia LOPD recoge toda una serie de excepciones a la necesidad de contar con dicho consentimiento. Entre esas excepciones podemos destacar, a los efectos que aquí interesan, la existencia de una Ley que habilite a realizar dicha cesión.
Dicho lo anterior, debemos analizar si existe alguna normativa que permita ceder la documentación de la comunidad con datos personales a los propietarios que la soliciten, de tal manera que no necesitemos contar con el consentimiento de las personas afectadas. En este sentido, es importante destacar el artículo 20.e) de la Ley de Propiedad Horizontal, el cual recoge, entre las funciones que le corresponde al Administrador del Fincas, la siguiente: “Actuar, en su caso, como secretario de la Junta y custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad.”
De lo anterior se puede entender que, más allá de las entregas de documentos que expresamente prevé la Ley de Propiedad Horizontal (ej: remisión de actas a propietarios [art. 19]) la Ley de Propiedad Horizontal permite que el Administrador facilite documentación de la comunidad a sus propietarios ya que, tal y como dice esta Ley, dicha documentación debe estar a disposición de los titulares, es decir, de los propietarios. Sin embargo, ¿debe interpretarse este precepto como un “cheque en blanco” para que los propietarios puedan solicitar y obtener del Administrador de Fincas cualquier tipo de documentación de la comunidad con datos personales?
La propia Agencia Española de Protección de Datos (en adelante, AEPD) ha reiterado en varias ocasiones que el hecho de que una norma con rango de Ley habilite el tratamiento o cesión de los datos resulta suficiente para considerar dicho tratamiento o cesión amparado por la LOPD, pero es igualmente preciso que se respeten los principios de proporcionalidad y finalidad consagrados por su artículo 4.1.
Teniendo en cuenta lo anterior, la AEPD considera que la transmisión de los datos solicitados a los propietarios será lícita siempre que sea necesaria para el adecuado desarrollo de las actividades previstas en la legislación de propiedad horizontal y, en concreto, cuando sea necesaria para una correcta gestión de la Comunidad de Propietarios. Asimismo, la comunicación de datos deberá limitarse a aquellos datos que en cada caso resultan “adecuados, pertinentes y no excesivos” para el cumplimiento de la finalidad que legitima el acceso a los mismos, que en el presente supuesto viene referido al control del buen gobierno de la comunidad de propietarios.
El informe 0261/2013 de la Agencia Española de Protección de Datos recoge una serie de ejemplos en los que no se respetaría el principio de proporcionalidad y, por tanto, la cesión de datos no estaría amparada por la LOPD: “Así, cabe señalar, a título de ejemplo, que no cumple el requisito de idoneidad la comunicación de los directorios con los datos de domicilio de los propietarios o sus números de cuenta corriente, en tanto que en nada contribuyen a la finalidad de control de la buena administración de la comunidad de propietarios. Igualmente, y en lo que se refiere a nóminas de los empleados de la comunidad, debe tenerse en cuenta que junto con la información referida a sus retribuciones, aparecerán otros datos, como el domicilio fiscal de los interesados, la cuenta corriente en que se produzca los pagos e incluso datos especialmente protegidos si se refieren a salud o ideología, como el descuento, en su caso, de la cuota sindical de los afiliados a un sindicato, etc. Estos datos no resultan relevantes para la finalidad de control de la gestión de la comunidad, por lo que la exhibición de los directorios antes citados o las nóminas de personal resultará contraria al principio de proporcionalidad y, en consecuencia, darán lugar a una vulneración de lo previsto en la Ley Orgánica 15/1999, sin perjuicio de que se deba informar a los propietarios de las retribuciones satisfechas a los empleados, con el adecuado desglose de conceptos retributivos”.
Por tanto, no se permite un acceso generalizado a toda la documentación obrante en los archivos de la comunidad que puedan contener datos personales, sino solamente a aquellos datos que sean estrictamente pertinentes, adecuados y no excesivos para la finalidad perseguida (la correcta gestión de la comunidad), por lo que deberá examinarse en cada caso si el acceso a los documentos cumple el principio de proporcionalidad, resultando idóneo, necesario y equilibrado para obtener la finalidad perseguida.
Un ejemplo frecuente relacionado con el principio de proporcionalidad, que suele darse en las comunidades de propietarios, se produce cuando una entidad financiera solicita el libro de actas de la comunidad con la finalidad de formalizar la apertura de una cuenta corriente o para el cambio anual de firmas de los nuevos cargos de la comunidad. Sobre este asunto, la AEPD ha sido clara, al establecer que la entidad financiera lo que necesita son solo los datos personales del que ostente la representación legal de la Comunidad de propietarios y de quien tenga poder de firma para intervenir en los diferentes movimientos de la cuenta bancaria de dicha Comunidad. Tales datos le pueden ser comunicados mediante la correspondiente certificación expedida por el secretario-administrador de la Comunidad u otro documento de apoderamiento legal, no siendo necesario facilitar todo el libro de actas, donde aparecerán también datos de los propietarios que el banco no necesita conocer para la finalidad perseguida.
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